¿Cómo organizar una conferencia?

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Una conferencia es una de las mejores maneras para que un grupo de personas se reúnan a compartir conocimientos  sobre cierta área. También resulta muy útil cuando se hace en un entorno empresarial ya que puede usarse para informar algo al interior de la empresa o bien, al exterior.

Se debe tener en cuenta que no es una tarea sencilla y que,  de estar bien hecha es muy posible que haya una larga lista de cosas por organizar. Estos son los aspectos más importantes para la organización de una conferencia.

  1. Comienza la planeación con suficiente tiempo de anticipación. Lo más recomendable es comenzar con meses de anticipación, recuerda que algunos de los servicios más importantes que necesitas para llevar a cabo una conferencia como lo son las instalaciones y la banquetera muchas veces necesitan que hagas la reservación con varios meses de antelación.
  2. Forma un equipo de trabajo. Bien lo explica el dicho “el que mucho abarca, poco aprieta”, no quieras ser la única persona encargada de planificar todas las actividades de la conferencia. Si lo deseas puedes ser tú quien coordine pero es muy recomendable formar un equipo con tareas específicas para dividir el trabajo y así obtener mejores resultados. En caso de que la conferencia sea repetición o muy similar de una que ya se realizó antes, es recomendable que establezcas contacto con quienes la hicieron.
  3. Lleva una agenda con objetivos particulares cada cierto tiempo. Esta es una de las mejores herramientas que se pueden tener para la organización todo tipo de eventos, conferencias incluidas. Especifica ciertas temporalidades y un objetivo a cumplir en cada una. Con eso evitarás retrasos que se vayan juntando hasta límites difíciles de manejar.
  4. Visita el lugar y pide prueba de alimentos a la banquetera. No vayas a ciegas, al menos un par de meses antes de que sea la conferencia visita el lugar donde se llevará a cabo para que definas detalles correspondientes al sonido, decoración y acomodamiento de todas las mesas y sillas. También pide  ala banquetera que te ofrezca una prueba de los alimentos que serán ofrecidos para que garantices su calidad.

 

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