Consejos para la captación de congresos y eventos

Consejos para la captación de congresos y eventos

A lo largo del tiempo, agencias y asociaciones han evolucionado y sus cambios han afectado de cierta forma los procesos de candidatura, por ende a la organización de congresos y reuniones.

Distintos centros de reunión ya sea hoteles y opc´s deben tener conocimientos de las que la mejor forma de captar congresos nacionales e internacionales es a través de la relación establecida con entidades y asociados locales.

Dentro de los objetivos de la acción comercial, debe estar el desarrollo de visitas comerciales y reuniones con cierto tipo de entidades locales como:

  • Asociaciones médicas
  • Asociaciones científicas
  • Centros de investigación
  • Hospitales
  • Colegios profesionales

Tener una relación estrecha y fluida con asociaciones médicas y científicas por parte de los operadores locales de turismo nos permite alcanzar 3 objetivos principales.

  • Conocer mejor las características internas de los congresos que ya tenemos identificados
  • Informar a los asociados locales del apoyo ya sea técnico, logístico y económico que pueden aportar al destino, si deciden presentar una candidatura
  • Incentivar la preparación conjunta de candidaturas

Es importante considerar que la organización y el funcionamiento de las asociaciones internacionales han ido evolucionando significativamente en los últimos 10 años.  Destinos y empresas del sector turístico toman en cuenta las tendencias que se están produciendo en los procesos de candidatura para adaptar su estrategia y posicionamiento comercial.

Existen algunas tendencias que deben destacarse como las siguientes

  • Las asociaciones internacionales son más profesionales al momento de desarrollar congresos.
  • Saben lo que quieren obtener cuando se desarrolla un congreso
  • Buscan beneficios para la asociación y aportan valores añadidos a los asistentes
  • Buscan destinos y candidaturas que les ayuden a desarrollar la misión

Un congreso se considera estratégico con varias razones

  • El volumen de asistentes que acoge
  • La relevancia de la temática del congreso capaz de generar interés mediático
  • Alto perfil o alto gasto de los participantes

Entre los posibles clientes que podemos encontrar en el mercado corporativo, podemos destacar

  • Agencias de eventos
  • Agencias de comunicación.
  • Agencias de relaciones públicas.

Cuando diseñamos el programa para una reunión o evento tenemos que plantearnos dos metas:

  • Que los organizadores consigan los objetivos que se han propuesto al planificar la reunión o el evento.
  • Que los asistentes tengan una buena experiencia. Un asistente contento nos ayudará en la comunicación y en el posicionamiento.

Qeremos destacar algunos elementos para hacer de tu evento algo memorable

  • Sede de reuniones moderna, tecnológica o muy diferente a las demás.
  • El uso de sedes singulares espectaculares (como un castillo o un palacio) para desarrollar actos sociales.
  • Una oferta gastronómica de primer nivel.
  • Actividades interesantes y entretenidas, que aporten un valor añadido a los asistentes.
  • Experiencias que pongan a los asistentes en contacto con la comunidad local.
  • Un espectáculo sorprendente.
  • Regalos y premios interesantes.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *